Contexto del Proyecto

Industria

Sector Salud — Laboratorio Farmacéutico B2B

VitaCore Labs es un laboratorio farmacéutico que opera con un equipo de visitadores médicos responsables de gestionar relaciones con clínicas, hospitales y médicos especialistas a lo largo del territorio.

El Desafío

Operación dispersa, sin visibilidad ni automatización

El cliente necesitaba centralizar la gestión comercial, eliminar el registro manual de visitas médicas y obtener visibilidad en tiempo real sobre el desempeño del equipo de campo y la cobertura de médicos.

La Solución

CRM personalizado + Experience Cloud para autoservicio

Implementación de Sales Cloud con objetos personalizados para visitas médicas, automatización de flujos con Screen Flows y Flow Builder, carga masiva de datos históricos, tableros de gestión y un portal interactivo para pacientes en Experience Cloud.

Modelo de Datos Principal

Account

Hospital / Clínica
Tipo institución
Ciudad / Región
Propietario

Contact

Médico especialista
Especialidad
Últ. fecha visita
Hospital (lookup)

Visita Médica__c

Objeto personalizado
Médico visitado
Producto ofrecido
Estado visita
Comentarios

Producto Farma__c

Objeto personalizado
Nombre comercial
Categoría
Principio activo

Sprints del Proyecto

Sprint 1

Sprint 2

Sprint 3

Sprint 4

ÉPICA 1 Identidad y Experiencia VitaCore CRM

HU-01

App personalizada VitaCore CRM

Visitador Médico

▼

Como Visitador Médico, quiero ingresar a Salesforce mediante una app propia llamada "VitaCore CRM" para trabajar únicamente con las herramientas relevantes a mi rol.

Criterios de aceptación

✓Existe una Lightning App llamada VitaCore CRM visible solo para el equipo de ventas.
✓Apps estándar (Sales / Service) están ocultas para usuarios no administradores.
✓La app incluye pestañas: Cuentas, Contactos, Productos Farma, Visitas Médicas.

HU-02

Identidad corporativa aplicada en Salesforce

Colaborador VitaCore Labs

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Como colaborador de VitaCore Labs, quiero que Salesforce refleje nuestra identidad visual para sentir que es un sistema propio, profesional y confiable.

Criterios de aceptación

✓Tema configurado con: Azul VitaCore #005b96, Verde Salud #28a745, Gris Neutro #f4f6f9.
✓Barra de navegación con colores corporativos e interfaz visual consistente.

ÉPICA 2 Modelado de Datos del Negocio

HU-03

Gestión de Hospitales y Clínicas (Cuentas)

Visitador Médico

▼

Como Visitador Médico, quiero registrar Hospitales y Clínicas como Cuentas para centralizar la información institucional y tener visibilidad de mis clientes.

Criterios de aceptación

✓Las Cuentas representan Hospitales y Clínicas con tipo de registro diferenciado.
✓Todas las Cuentas tienen propietario asignado.
✓Un Visitador Médico puede ser dueño de sus propias cuentas.

HU-04

Registro de Médicos como Contactos

Visitador Médico

▼

Como Visitador Médico, quiero registrar a los médicos como Contactos vinculados a sus instituciones para gestionar mi cartera de especialistas de forma centralizada.

Criterios de aceptación

✓Campo Especialidad Médica (picklist) en el objeto Contacto.
✓Campo Fecha de Última Visita (date) visible en el layout.
✓Contacto vinculado a una Cuenta (hospital/clínica) mediante lookup.

HU-05

Objeto personalizado: Visita Médica

Visitador Médico

▼

Como Visitador Médico, quiero registrar mis visitas con toda la información relevante para mantener un historial completo de interacciones con cada médico.

Criterios de aceptación

✓Objeto Visita_Medica__c creado con campos: Médico (lookup Contact), Fecha, Producto Ofrecido (lookup), Estado (picklist: Planificada/Ejecutada/Vencida), Comentarios (long text).
✓Layout de página configurado y asignado al perfil de Visitador Médico.

HU-06

Perfiles, Roles y Permisos

Equipo de implementación

▼

Como equipo de implementación, quiero definir perfiles y roles diferenciados para que cada usuario acceda solo a lo que necesita según su función.

Criterios de aceptación

✓Perfil "Visitador Médico" con acceso limitado a objetos del CRM.
✓Perfil "Gerencia" con acceso a reportes y tableros.
✓Jerarquía de roles configurada (Dirección > Gerencia Comercial > Visitador).
✓Permission Sets para accesos adicionales puntuales.

Lightning App Builder Profile Manager Object Manager Page Layout Editor Themes & Branding

ÉPICA 3 Migración Masiva de Datos Históricos

HU-07

Carga masiva de clínicas y médicos desde CSV

Dr. Alejandro Vargas (COO)

▼

Como COO de VitaCore Labs, quiero que el historial del archivo "Maestro_Historico_2025.csv" sea importado al CRM para no comenzar desde cero y contar con el contexto del último año desde el día uno.

Criterios de aceptación

✓Mapeo de columnas CSV: Cuenta (hospital), Contacto (médico), Visita Médica (historial).
✓Carga realizada con Data Loader en orden: Accounts → Contacts → Visitas.
✓Cero duplicados gracias a reglas de duplicación configuradas en Salesforce.
✓Cada médico queda vinculado automáticamente a su hospital correspondiente.
✓Prueba inicial realizada en Developer Org antes de carga definitiva.

HU-08

Reglas de deduplicación y calidad de datos

Equipo de implementación

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Como equipo de implementación, quiero configurar reglas de duplicados y matching para garantizar que los datos históricos y futuros ingresen limpios y sin repeticiones.

Criterios de aceptación

✓Matching Rules configuradas para Cuentas (nombre institución) y Contactos (nombre + email).
✓Duplicate Rules en modo "Bloquear" para registros idénticos.
✓Reporte de errores de Data Loader revisado y resuelto antes de aprobar la carga.

ÉPICA 4 Automatización de Procesos

HU-09

"Botón de pánico" para registro rápido de visitas

Visitador Médico

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Como Visitador Médico, quiero un asistente simple de 3 pasos para registrar una visita desde mi celular para no perder tiempo navegando por pantallas cuando salgo de un consultorio.

Criterios de aceptación

✓Screen Flow de 3 pantallas: (1) ¿A quién visité? → lookup Contacto. (2) ¿Qué le ofrecí? → lookup Producto Farma. (3) ¿Cómo me fue? → campo Resultado/Comentarios.
✓Al guardar, el Flow crea automáticamente el registro en Visita_Medica__c.
✓Botón visible en la Home Page y accesible desde la app móvil de Salesforce.
✓Testeado en Salesforce Mobile App con usuarios de perfil Visitador Médico.

HU-10

Actualización automática de "Fecha de Última Visita"

Dr. Alejandro Vargas (COO)

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Como COO de VitaCore, quiero que al guardar una visita el sistema actualice automáticamente la ficha del médico para siempre saber cuándo fue el último contacto sin buscar en el historial.

Criterios de aceptación

✓Record-Triggered Flow en objeto Visita_Medica__c, trigger: After Save (nuevo registro).
✓El Flow navega al Contacto relacionado y actualiza Fecha_Ultima_Visita__c con la fecha actual.
✓Proceso 100% automático, sin intervención del visitador.

HU-11

Guardián de los Lunes: auditoría programada

Dr. Alejandro Vargas (COO)

▼

Como COO de VitaCore, quiero que cada lunes a las 8:00 AM el sistema revise visitas pendientes de la semana anterior para marcarlas como vencidas automáticamente y mantener la agenda limpia.

Criterios de aceptación

✓Scheduled Flow configurado para ejecutarse todos los lunes a las 08:00 AM.
✓El Flow filtra Visitas con Estado = "Abierto" o "Pendiente" y fecha menor a hoy - 7 días.
✓Actualiza el campo Estado a "Vencida" en cada registro encontrado.
✓Opcionalmente envía notificación al gerente con el conteo de visitas vencidas.

Data Loader Screen Flow Record-Triggered Flow Scheduled Flow Duplicate Rules

ÉPICA 5 Inteligencia Comercial — Reportes y Tableros

HU-12

Tablero de Ventas para la Gerencia

Dr. Alejandro Vargas (COO)

▼

Como COO de VitaCore, quiero un tablero de ventas con métricas clave en tiempo real para tomar decisiones sin depender de informes manuales en PowerPoint.

Criterios de aceptación

✓Ranking de actividad: Top 5 visitadores con más visitas ejecutadas del mes (gráfico de barras).
✓Cobertura de mercado: médicos registrados por especialidad (gráfico de torta/anillo).
✓Producto estrella: medicamento más promocionado en visitas (gráfico de barras).
✓Comparativo mensual: visitas realizadas vs. planificadas (gráfico combinado).

HU-13

Tablero de Auditoría de Calidad

Dr. Alejandro Vargas (COO)

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Como COO de VitaCore, quiero un tablero de auditoría que detecte problemas de calidad de datos para identificar y corregir el trabajo incompleto de los visitadores.

Criterios de aceptación

✓Reporte de visitas sin comentarios (campo Comentarios vacío).
✓Reporte de visitas sin producto asociado.
✓Lista de alerta: médicos sin visita en los últimos 90 días (cruce Contact + Visita).
✓Todo agrupado en un tablero "Auditoría de Calidad" con acceso restringido a Gerencia.

HU-14

Tablero "Mi Desempeño" para el Visitador

Visitador Médico

▼

Como Visitador Médico, quiero ver mis propias métricas de desempeño para hacer seguimiento a mis metas y saber en qué mejorar sin necesitar pedir informes a mi gerente.

Criterios de aceptación

✓Tablero filtrado por "Mis registros" para mostrar solo datos propios.
✓KPIs: total de visitas del mes, visitas ejecutadas vs. planificadas, médicos activos en cartera.
✓Accesible desde la Home Page del Visitador Médico.

Report Builder Dashboard Builder Report Types personalizados Filtros de reporte Sharing Settings

ÉPICA 6 Portal del Paciente en Experience Cloud

HU-15

Configuración del sitio Experience Cloud VitaCore

Tech Lead / Equipo de implementación

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Como equipo de implementación, quiero crear y configurar un sitio en Experience Cloud para exponer datos del CRM de forma segura y ofrecer autoservicio al paciente/médico externo.

Criterios de aceptación

✓Sitio Experience Cloud creado con template LWR o Customer Service.
✓Theme configurado con identidad visual de VitaCore (colores, logo, tipografía).
✓Estructura de páginas: Home, Artículos, Formulario de Consulta, Mis Turnos.
✓Perfil de usuario invitado (Guest Profile) configurado con permisos mínimos necesarios.

HU-16

Formulario de consulta médica (Screen Flow público)

Paciente / Usuario externo

▼

Como paciente de VitaCore, quiero completar un formulario de consulta desde el portal sin necesitar login para solicitar información o reintegros de forma autónoma sin llamar al laboratorio.

Criterios de aceptación

✓Screen Flow con pantallas: (1) Datos de contacto, (2) Motivo de consulta / carga de archivo, (3) Confirmación.
✓Al guardar, el Flow crea un Caso (Case) en Salesforce asignado al equipo de soporte.
✓Guest User Profile tiene permiso de Create en objeto Case y de ejecutar el Flow.
✓Componente "Flow" insertado en la página del portal desde Experience Builder.

HU-17

Base de conocimiento (Knowledge) en el portal

Paciente / Usuario externo

▼

Como paciente de VitaCore, quiero acceder a artículos informativos sobre medicamentos y bienestar desde el portal para resolver mis dudas sin necesitar contactar al laboratorio directamente.

Criterios de aceptación

✓Salesforce Knowledge habilitado y configurado con al menos 2 tipos de artículo (FAQ, Instructivo).
✓Artículos publicados y visibles para usuarios invitados en el portal.
✓Componente de búsqueda de artículos integrado en la Home del portal.

HU-18

Seguridad y permisos del usuario invitado

Tech Lead

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Como Tech Lead de la implementación, quiero que los permisos del Guest User Profile sean correctamente definidos para garantizar que los usuarios públicos solo puedan crear registros autorizados sin acceder a datos internos del CRM.

Criterios de aceptación

✓Guest Profile tiene acceso Create-only en objeto Case. Sin acceso a Account, Contact ni Visita_Medica__c.
✓Field-level security revisada: solo campos necesarios del Case son visibles al invitado.
✓El Screen Flow público está configurado como "Available for Guest Users" en sus propiedades.
✓Prueba realizada en modo incógnito para validar el comportamiento del usuario no autenticado.

Experience Cloud Experience Builder Screen Flow (público) Salesforce Knowledge Guest User Profile LWR Template

Impacto del Proyecto

1000+

Registros históricos migrados con Data Loader en carga masiva automatizada

3

Flujos automáticos eliminando tareas manuales del equipo de campo

3

Tableros de gestión: Ventas, Auditoría y Desempeño personal

360°

Visibilidad comercial en tiempo real para la dirección ejecutiva

Ciclo de entrega

1

Levantamiento de requerimientos — Análisis del negocio, historias de usuario y definición del modelo de datos con el COO y el equipo comercial.

2

Construcción en Developer Org — Configuración de objetos, perfiles, layouts y la app personalizada VitaCore CRM en entorno simulado.

3

Migración y calidad de datos — Limpieza del archivo CSV histórico, configuración de reglas de duplicados y carga con Data Loader.

4

Automatización y reportería — Implementación de Screen Flows, Record-Triggered Flows, Scheduled Flows y tableros de gestión.

5

Portal Experience Cloud — Diseño e implementación del portal del paciente con formulario público, Knowledge y seguridad de usuario invitado.